Eckpunkte für einen professionellen Rekrutierungsprozess im Personalwesen (2)
Die Art und Weise, wie eine Stellenbewerbung bearbeitet und behandelt wird, gibt auch Auskunft über den Respekt, den das Unternehmen den jeweiligen Kandidaten entgegenbringt, sei es mit einem positiven oder abschlägigen Bescheid - und unabhängig von der aktuellen Arbeitsmarktlage.
Vertieft in meine Tageszeitung und begleitet von einem herrlich duftenden Cappuccino genoss ich die kurze Mittagspause in einem wunderbaren Parkcafé, das ganz in der Nähe meines damaligen Arbeitgebers lag. Bei schönem Wetter wollte ich auch etwas räumliche Distanz zur Hektik des Alltags schaffen und inmitten von prächtigen Bäumen neue Kräfte für die zweite Tageshälfte gewinnen.
Für einen Augenblick liess ich meine «Seele richtig baumeln» und bemerkte es kaum, dass plötzlich jemand meine Schulter antippte. Dieser «jemand» erwies sich als freundliche Frau mittleren Alters; sie kam auf mich zu, begrüsste mich mit meinem Namen und fragte mich, ob sie sich kurz an mein Tischchen setzen dürfe. Nun war ich aber gespannt; irgendwie kamen mir Gesicht und Stimme der Frau bekannt vor.
Was wollte sie mir wohl erzählen? Ich staunte nicht schlecht, als sich die vorerst unbekannte Bekannte herzlich bei mir bedankte: Für eine Absage. Sie hatte sich zwei Jahre vorher um die leitende Stelle einer hauswirtschaftlichen Betriebsleiterin beworben und stand in der Endausmarchung. Nun konnte ich mich wieder genau an sie erinnern, war ich doch der Überbringer der Hiobsbotschaft.
Rekrutierungsprozess im Personal: Absage als Chance
Es fiel mir sichtlich schwer damals, der sehr gut qualifizierten Kandidatin eine abschlägige Antwort zu geben. Nach eingehender Evaluation entschieden wir uns schliesslich für eine Bewerberin, die noch etwas mehr Erfahrung im Bereich der Hauswirtschaft mitbrachte.
Es sei ihr seinerzeit zum Heulen zumute gewesen, als sie von mir die Nachricht von ihrer Nichtberücksichtigung erhielt; sie habe sich stark auf diese Stelle fixiert und eigentlich (zu) fest damit gerechnet, den «Zuschlag» zu bekommen. Andererseits habe sie es geschätzt, dass ich mir damals so viel Zeit genommen habe, den Entscheid persönlich und schriftlich zu begründen und ihr gleichzeitig Mut gemacht hätte, neue Herausforderungen zu suchen. Diese Botschaft habe auf sie glaubwürdig gewirkt und ihr geholfen, ihre zeitweilige grosse Enttäuschung zu überwinden und schliesslich eine neue anforderungsreiche Stelle mit Führungsverantwortung zu finden. Dafür wolle sie mir jetzt danken.
Ein schönes – unerwartetes – Kompliment, das mir heute noch wesentlich mehr bedeutet als billige Lobhudelei von Schulterklopfern, die immer zur Stelle sind, wenn für sie ein Vorteil herausschaut. Ironie dieser Geschichte: Nochmals drei Jahre später hat sich die gleiche Frau auf eine frei gewordene Kaderstelle mit ähnlichem Aufgabenbereich erneut gemeldet; sie erfüllt die in sie gesetzten Erwartungen bestens…
Fehlende Empathie, Gleichgültigkeit oder Überforderung?
Das geschilderte Beispiel zeigt, dass Empathie, d.h. die Fähigkeit, sich in andere hineinzuversetzen, viel bewirken kann. Manchmal habe ich den Eindruck, dass für diesen wesentlichen Bestandteil der Sozialkompetenz Nachholbedarf besteht – dies trotz systematischerer Ausbildung der HR-Manager und wesentlich effizienterer technischer Ausrüstungen der HR-Abteilungen als früher. Dabei ist mir natürlich klar, dass nicht für jedes Vorstellungsgespräch gleich viel Zeit investiert werden kann wie im beschriebenen Beispiel. (Sie haben richtig bemerkt: ich schreibe bewusst von Investition und nicht von Aufwand).
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Gerade bei einer eigentlichen Flut von Bewerbungen müsste es heute – auch in kleineren Unternehmen ohne eigene Personalabteilung – möglich sein, rasch Antwort zu geben, und erst noch in einer menschlich einwandfreien Art. Wie schon erwähnt, setzt dies allerdings ein gewisses Mass an Empathie gegenüber jeder Kandidatin und jedem Kandidaten voraus, auch gegenüber solchen, die sich für die Stelle nicht eignen. Gleichgültigkeit, zu viel Routine oder gar Arroganz (zum Beispiel wegen der arbeitgeberfreundlichen Arbeitsmarktlage) haben im Human Resources – und im gesamten Unternehmensbereich – nichts verloren.
Eckpunkte für einen optimalen Rekrutierungsprozess im Personalwesen
Die nachfolgenden Eckpunkte sind für Sie kein Neuland. Trotzdem lohnt es sich, von Zeit zu Zeit über das Bewerbermanagement nachzudenken und sicherzustellen, dass auch in hektischen Zeiten mit zahlreichen Stellenbewerbungen alles richtig läuft. Ich bin überzeugt, dass Ihnen dazu gut ausgebildete und motivierte Mitarbeitende hilfreich zur Seite stehen, dazu modernste Arbeitshilfen. Den Personalentscheid, ob «ja», «nein» oder «vielleicht» treffen aber Sie und die Linienvorgesetzten und nicht der Personalcomputer.
Als Personal Recruiter einer Grosshandelskette, später einer regional verankerten Bank und noch später – auf Kaderpositionen konzentriert – einer Universitätsklinik, haben ich und mein Team auf die Einhaltung folgender Punkte geachtet:
Die eingehenden Bewerbungen werden nach den Kriterien «kommt in Frage», «kommt nicht in Frage», «passt sehr gut», «bleibt offen» gesichtet und sortiert (bei wenigen Bewerbungen weniger Kategorien).
Auf jede Bewerbung erfolgt innert 10 Tagen eine Antwort: Absagen, Vorladungen zum Interview, im Minimum: Eingangsbestätigung mit Dank für Interesse; falls zu diesem Zeitpunkt schon möglich: Vororientierung derjenigen Bewerbenden, die in der engeren Wahl stehen.
Selbstverständlich sind standardisierte Antwortmodelle erlaubt, aber immer mit einer persönlichen Note. Auch Absagebriefe sind Botschaften des Unternehmens.
Keine salbungsvollen Worthülsen, Floskeln oder Leerformeln, Kurze, aber wahrheitsgetreue Begründung genügt, die im Ton immer freundlich ist (z.B. dass die Ausbildung nicht optimal dem Stellenprofil entspricht etc.).
Sämtliche Beilagen ausser dem persönlichen Bewerbungsschreiben zurücksenden.
Wie ich aus meinen vielfältigen Kontakten mit Personalverantwortlichen weiss, sind diese Grundregeln nach wie vor aktuell und gelten grundsätzlich sowohl für die Online- als auch für die Print-Form, wobei die Schwerpunkte von Unternehmen zu Unternehmen variieren. Und noch etwas: Ein sauberer Rekrutierungsprozess ist mehr als ein Gütesiegel für das HRM – eine Werbebotschaft des ganzen Unternehmens!
Alex Müller Alex Müller sammelte als Personal-verantwortlicher bei einer Bank und später als Personaler bei einer psychiatrischen Klinik reiche Erfahrungen im Personalmanagement.
Heute arbeitet er als freier Fachautor sowie als selbstständiger Berater von Führungskräften, mit Schwerpunkt Out-/Newplacement. Alex Müller ist langjähriger Herausgeber und Chefredaktor des WEKA-Werkes «Zukunftschancen» und verfasst wöchentlich die Praxis-Reports für das WEKA Personal-Portal.
Professionelles Absenzenmanagement: Es ist unverkennbar, dass viele Arbeitgeber bei einer länger dauernden Absenz mit der erkrankten oder verunfallten Person rascher als früher Kontakt aufnehmen und in Zusammenarbeit mit dem behandelnden Arzt nach einer möglichst optimalen Lösung suchen. Das heutige Absenzenmanagement ist professioneller geworden.
Neue Arbeitsunfähigkeitszeugnisse: Erste Feedbacks: «Wir wollen niemanden zur Arbeit prügeln, der halb krank ist, aber denen, die halb gesund sind, die Möglichkeit geben zu arbeiten», sagte ein Vertreter vom Basler Arbeitgeberverband gemäss einem Pressebericht über die neuen Arztzeugnisse. Diese wohl etwas salopp klingenden Worte sollen die positive Zielsetzung dieses vor mehr als einem Jahr von sieben Nordwestschweizer Ärzte- und Arbeitgeberorganisationen initiierten Projekts herausstreichen.
Mitarbeitertyp: Der Perfektionist: Grundsätzlich und auf den ersten Blick ist der Perfektionist eine positive Erscheinung im betrieblichen Alltag - wäre zu vermuten! Ein Mann oder eine Frau, die ihre Pflichten ernst nehmen und nach Vollkommenheit streben.
Personalpraxis: Das Personalmanagement problemlos im Griff!
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